Erros simples na contratação e controle de prestadores de serviços podem trazer sérios prejuízos ao condomínio.
1. Falta de planejamento na contratação
Um dos erros comuns mais recorrentes é agir com pressa para contratar serviços, sem considerar a real necessidade do condomínio ou o orçamento disponível. A ausência de planejamento estratégico pode levar à assinatura de contratos desnecessários, caros ou mal elaborados.
O ideal é que o síndico avalie com antecedência o que é prioridade, quanto se pode gastar e quais são os critérios para a contratação.
2. Escolha precipitada de fornecedores
A escolha de fornecedores apenas pelo preço mais baixo, sem considerar aspectos como qualidade, referências, legalidade e cumprimento de prazos, pode comprometer o andamento das atividades no condomínio.
Buscar empresas idôneas, com experiência e boa reputação no mercado, é essencial para garantir segurança e qualidade no serviço.
3. Não formalizar a relação contratual
Muitos síndicos ainda cometem o erro de não formalizar os acordos por escrito. Sem um contrato claro, que especifique obrigações, prazos, multas e condições, o condomínio fica desprotegido juridicamente em casos de falhas ou disputas.
Além disso, um contrato bem elaborado facilita a fiscalização e a cobrança de resultados.
4. Falta de acompanhamento da execução
Mesmo após assinar o contrato, é indispensável acompanhar a execução do serviço. Não monitorar entregas, prazos e qualidade é um dos maiores problemas enfrentados na gestão de contratos.
O acompanhamento sistemático deve ser feito com registros fotográficos, relatórios e, quando possível, com o auxílio de um aplicativo de gestão que centralize essas informações.
5. Arquivamento desorganizado dos contratos
Guardar contratos em pastas físicas sem controle, ou em e-mails dispersos, é um hábito que dificulta a consulta e o gerenciamento dos documentos. Isso prejudica o acompanhamento dos prazos, reajustes e renovações automáticas.
A digitalização e o armazenamento inteligente em um aplicativo para condomínio resolvem esse problema e promovem agilidade e transparência.
6. Ignorar os prazos e reajustes
Outro erro crítico é esquecer datas de vencimento, renovação ou atualização de valores. Muitos contratos têm cláusulas automáticas que podem prejudicar financeiramente o condomínio se não forem monitoradas.
Ferramentas como o software Seu Condomínio permitem programar alertas e manter o controle rigoroso desses eventos, garantindo mais economia e previsibilidade.
7. Não revisar contratos periodicamente
Um contrato que funcionava bem no passado pode não ser mais adequado no presente. A falta de revisão periódica é mais um dos erros comuns na administração condominial.
Avaliar os documentos com regularidade permite renegociar preços, ajustar demandas ou até substituir fornecedores que não entregam bons resultados.
A tecnologia como aliada da boa gestão
Utilizar um aplicativo de gestão traz eficiência, segurança e tranquilidade para a administração. Além de controlar vencimentos e armazenar documentos, ele facilita a comunicação com os fornecedores, gera relatórios de desempenho e ajuda o síndico a prestar contas com clareza.
O software Seu Condomínio, por exemplo, permite controlar contratos, gerenciar atividades, monitorar prazos e compartilhar informações com o conselho e condôminos de forma simples e eficaz.
Gestão inteligente evita dores de cabeça
Manter processos organizados e digitalizados diminui a margem de erro, acelera decisões e protege o patrimônio coletivo. A tecnologia é uma grande aliada na hora de lidar com obrigações legais, cronogramas e serviços essenciais.
É fundamental que o síndico busque conhecimento e recursos para administrar os contratos de forma estratégica.
Conclusão: errar menos significa administrar melhor
Na gestão de contratos, pequenos deslizes se transformam em grandes prejuízos. Ao evitar os 7 erros comuns e usar ferramentas como um aplicativo para condomínio, o síndico garante mais controle, qualidade e eficiência. O resultado? Um condomínio mais organizado, com moradores satisfeitos e finanças em dia.
Tudo isso e muito mais, você pode conferir baixando o aplicativo Seu Condomínio! Disponível para Android e IOS, Seu Condomínio é o app ideal não apenas para moradores, como também síndicos e funcionários do condomínio.
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