7 erros que o síndico não pode cometer na prestação de contas

Prestar contas de forma clara e precisa é fundamental para manter a credibilidade da gestão condominial. No entanto, muitos síndicos acabam cometendo falhas que podem gerar desconfiança e até sanções legais. Confira a seguir os principais equívocos e saiba como se prevenir.

1. Falta de documentação detalhada

O primeiro passo para uma prestação de contas eficiente é reunir todos os comprovantes de despesas e receitas. Em muitos casos, recibos se perdem, notas fiscais não são anexadas e registros ficam incompletos. Esse descuido compromete a transparência e abre brechas para questionamentos durante assembleias ou auditorias.

2. Ausência de conciliação bancária periódica

Ignorar a conferência entre extratos bancários e lançamentos do livro caixa é um erro grave. A conciliação deve ser feita mensalmente. Caso contrário, saldos divergentes podem passar despercebidos por meses, dificultando a identificação de irregularidades ou fraudes.

3. Impropriedade na separação de contas

Misturar recursos do condomínio com gastos pessoais coloca em risco não apenas a saúde financeira da gestão, mas também a reputação do síndico. Todas as movimentações devem ocorrer exclusivamente em conta específica do condomínio, evitando qualquer dúvida sobre desvio de verbas.

4. Relatórios pouco claros

Um relatório financeiro mal estruturado prejudica a compreensão dos condôminos. Gráficos, tabelas e explicações objetivas facilitam a leitura e demonstram domínio sobre o assunto. Relatórios genéricos ou somente em texto corrido tendem a gerar mais dúvidas do que respostas.

5. Falta de atualizações regulares

Quando o síndico demora para apresentar os dados financeiros, o condomínio fica vulnerável a críticas e inseguranças. Atualizações trimestrais ou mensais, de preferência com auxílio de um aplicativo de gestão eficiente, garantem que todos acompanhem a evolução do caixa em tempo real.

6. Desconsiderar as sugestões dos moradores

Ignorar questionamentos e propostas de melhoria pode afastar as pessoas do processo de gestão. Ouvir as questões levantadas e explicar cada item da prestação de contas fortalece o relacionamento entre síndico e condôminos, evitando conflitos desnecessários.

7. Não investir em tecnologia

Confiar apenas em planilhas manuais ou registros em papel é um grande risco. Ferramentas digitais simplificam tarefas e reduzem erros. Um aplicativo para condomínio proporciona acesso remoto a documentos e relatórios, permite notificações automáticas e otimiza o gerenciamento financeiro.

Para driblar esses problemas, muitos síndicos já adotam o software Seu Condomínio em sua rotina. Ele centraliza todas as informações, gera demonstrativos claros e pode ser acessado por administradores e moradores a qualquer momento.

Melhore sua gestão condominial e proporcione mais segurança e transparência aos moradores! Investir em processos bem estruturados, aliados a soluções tecnológicas, é a melhor maneira de evitar penalidades e garantir unanimidade nas assembleias.